Servicos

Guarda de Documentos

A estrutura da elf oferece a proteção necessária para armazenamento de documentos, isto é, todos os documentos são depositados em contêiners especiais, os quais oferecem garantias expressas de segurança e inibe todos os acessos de pessoas não-autorizadas. O serviço, no entanto, ainda inclui sistema de busca/entrega e realiza tratamento diferenciado aos documentos originais para que possam ser recuperados ou preservados contra o desgaste natural do tempo.

GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos - Plano de Execução

A implementação da tecnologia de GED visa gerir o ciclo de vida das informações desde a sua criação até ao seu arquivamento final e posterior resgate, reduzindo o tempo gasto em atividades diárias de produção, localização e distribuição documental, assegurando a integridade das informações, preservando os documentos, dinamizando e democratizando o acesso e racionalizando a ocupação espacial, diante de grandes massas documentais suportadas em papel.

A elf desenvolveu seu Plano de Execução, baseado na experiência adquirida ao longo dos anos que vem atuando junto aos clientes, para buscar uma solução eficaz para controlar esse ?mundo de informações digitais?, conforme segue:

Coleta: A coleta dos documentos no cliente é feito pelos colaboradores da elf, todos devidamente treinados para que todos os cuidados necessários sejam tomados, garantindo a integridade física do documento. Através do Termo de Retirada de Documentos, sempre assinado por ambas as partes, elf e cliente, todos os documentos são devidamente conferidos antes de serem liberados para o transporte.

Transporte: Os documentos são acondicionados em caixas plásticas, para que estes não sofram nenhum dano, e sempre é feito em veículo do tipo furgão, livre de ações do tempo, como ventos, chuvas, poeira, garantindo totalmente o estado de conservação do ato da coleta.

Recepção: Os documentos coletados chegam na sede da elf e são imediatamente acondicionados em prateleiras de aço, em local específico para estarem devidamente protegidos até que passem para as próximas fases do processo, finalizando no arquivo.

Preparação: Na preparação, todos os documentos são submetidos a um rigoroso processo de ?limpeza?. É nessa fase que todos os grampos, clipes, poeira ou qualquer outro objeto que possa prejudicar a passagem do documento pelo equipamento de scanner ou que possa comprometer a legibilidade, tais como as dobras, que poderiam ocultar alguma informação.

Digitalização ou Captura da Imagem: Essa é a etapa onde o documento em papel é transformado para o formato digital, através da utilização de equipamento de scanner, com tecnologia de ponta, que possa oferecer no mínimo os seguintes recursos:

• Scaneamento DUPLEX automático;
• Modo de scaneamento Colorido;
• Sensor de detecção automática de erro por passagem de múltiplas folhas?
• Detecção automática de tamanho do papel;
• Retirada automática de bordas negras?
• Descarte automático de páginas em branco

Indexação: Nessa etapa, o documento é submetido ao processo de identificação, através de índices definidos pelo cliente na contratação do serviço. Através de software específico de GED, todos os documentos são relacionados a informações que os tornarão acessíveis com enorme facilidade, possibilitando consulta ou impressão de um documento instantaneamente. Para viabilizar a localização física do documento, este é relacionado também ao número da caixa em que será arquivado.

Controle de Qualidade: Todos os documentos são revisados para identificar possíveis falhas em alguma fase anterior, que poderia comprometer a qualidade do documento ou a eficiência na localização e reprodução do mesmo.

Arquivamento: Os documentos já digitalizados e aprovados no controle de qualidade serão identificados com carimbo [Digitalizado], constando o número da caixa que serão arquivados, e aí sim, acondicionados em caixa do tipo Box e levado ao arquivo definitivo, com proteção adequada à preservação do mesmo durante toda sua validade legal.

Expurgo: O software de GED fornece recursos para identificar os documentos que ultrapassaram o prazo de arquivamento legal, de acordo com a Tabela de Temporalidade, e serão disponibilizados à comissão criada especificamente para essa finalidade, sempre com membros capacitados a representar o cliente, proprietário dos documentos.

O sistema de gerenciamento de arquivos da elf é totalmente automatizado por meio do GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Além disso, os documentos também são digitalizados e armazenados virtualmente no servidor por meio de cópia digital. Para um melhor atendimento e tranquilidade, o sistema possui busca instantânea do arquivo, assim com o acesso do proprietário à cópia digital em qualquer lugar e a qualquer hora através da internet. Os documentos originais, porém, sempre estarão à disposição do proprietário e poderão ser entregues imediatamente por meio de protocolização.

GED ? Gerenciamento Eletrônico de Documentos

Basicamente, é um sistema de digitalização que armazena documentos em formato digital e permite recuperá-los de forma rápida e eficiente. Contribui para a preservação dos documentos originais, pois substitui manipulação dos mesmos pela consulta informatizada. Além disso, manter cópia digitalizada do documento original é protegê-lo contra acesso, uso, alteração de conteúdo ou qualidade, reprodução e destruição não autorizados, garantindo ao Administrador um futuro tranqüilo.

O conceito de GED é uma espécie de leque em constante abertura. Isso devido às muitas tecnologias a ele relacionadas que dele fazem parte. A evolução do GED confirma sua importância. No princípio, a tecnologia de GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de um scâner. Assim, ele poderia ser visualizado na tela do computador, inclusive em rede.

Mas, atualmente, a maioria das empresas tem uma imensa quantidade de documentos que já nascem eletrônicos: são documentos em word, excell, etc. Esse novo mundo de documentos digitais, sem gerenciamento, implica em muitas cópias de diversas versões, duplicação de arquivos, provocando a má utilização de espaço em discos, e custos desnecessários com armazenamento.

Para controlar esse ?mundo de informações digitais?, quer sejam ou não originalmente eletrônicas, o conceito sobre o que é GED ampliou-se como que automaticamente. Gerenciar documentos é cuidar de toda a vida informacional da empresa.

Os sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos não são simplesmente sistemas de gerenciamento de arquivos. O GED é mais, pois ele implementa categorização de documentos, tabelas de temporalidade, ações de disposição e controla níveis de segurança. É vital para a manutenção das bases de informação e conhecimento das empresas.

Elimine grandes quantidades de arquivos em papel que geram um alto custo de armazenamento, manutenção e manipulação, mantendo através de avançados softwares de gestão de documentos, uma base digital de arquivos indexada para permitir buscas rápidas.

Aplicabilidades do GED:

• Atendimento a clientes de serviços utilitários: telefonia, energia elétrica e outros
• Atendimento aos clientes de banco: extratos de conta corrente, aplicações por exemplo
• Automação de cartórios
• Bibliotecas digitais
• Cartões de assinatura
• Catálogos de peças e listas de preços
• Conversão de acervos históricos
• Conversão de sistemas micrográficos
• Desenhos de engenharia e relatórios técnicos
• Disponibilização ampla de documentos oficiais. Por exemplo, diários oficiais
• Documentação administrativa de hospitais
• Documentação cadastral e societária de clientes
• Documentação da logística de transporte
• Documentação de auditoria
• Documentação de consórcios
• Documentação e relatórios contábeis e financeiros
• Documentos de escritório de modo geral: Word, Excel, Power Point e outros
• Documentos e processos de tribunais
• Documentos em geral das polícias civis, militares, detrans e outros
• Documentos em geral de instituições de ensino
• Gerenciamento de contratos em geral
• Gerenciamento de ordens de serviço
• Processos de crédito imobiliário
• Prontuários das áreas de recursos humanos, incluindo recrutamento e seleção
• Prontuários de pacientes em hospitais